Llamadas telefónicas, largas reuniones, compras, urgencias, hacen que las horas de trabajo no siempre sean productivas. Se pierde tiempo, y lo peor es que cuando se acaba la jornada hay una sensación de insatisfacción. Los problemas siguen ahí al día siguiente: Actividad no es sinónimo de Resultados.
En general, podemos afirmar que la jornada de un gerente se divide en unidades de tiempo que se sitúan entre los siete y los quince minutos por término medio, y que los tiempos prolongados de concentración en ciertas actividades suelen ser escasos y poco intensos. Un gerente es, por definición, un “generalista” que debería volcarse a la estrategia y al largo plazo, y estos asuntos no se pueden atender en tiempos inferiores a quince minutos. Por eso, recurren a su tiempo de ocio y roban momentos a los fines de semana o a las vacaciones. Reflexionar acerca de nosotros mismos y de nuestro trabajo es una de las reglas de oro para saber organizar el tiempo.
La clave está en la perspectiva. La visión del problema cambia considerablemente si lo observamos desde una cierta distancia, que si estamos inmersos en él. Debemos aprender a relativizar.Es el mejor camino para alcanzar la visión global que necesitamos a la hora de encontrar la objetividad que requiere cualquier planificación. Sólo así es posible establecer prioridades en la actividad diaria. Es frecuente que sumergidos en el agobio total nos preocupemos más de lo urgente que de lo importante. Conviene ayudarse fijando estrategias y objetivos a largo plazo que marquen el camino del que no conviene desviarse. Se trata de ahorrar tiempo y, por lo tanto, dinero. De lo contrario, sucede que se comienzan mil cosas antes de terminar otras.
Delimitar terreno:
Reuniones, visitas, teléfonos, interrupciones. ¡Los ladrones del tiempo están en cada rincón del gimnasio y no es fácil detenerlos! Lo único que podemos hacer es delimitar nuestro terreno, y eso es ya una buena parte de la batalla ganada. La guerra empieza por nosotros mismos. Cada uno pierde, malgasta o deja escapar el tiempo a su propia manera y sólo depende de nuestra propia planificación el salir del caos.
El uso del teléfono:
¿Cuánto tiempo hablamos por teléfono? ¿Una hora al día? Eso significaría 22 horas al mes, 242 horas al año. En definitiva, un mes entero cada año hablando por teléfono. Plantéese si las conversaciones son realmente importantes.
- Seleccione las llamadas.
- Dé instrucciones concretas para que la persona que atiende el teléfono pueda resolver la mayor parte de los asuntos sin necesidad de interrumpirlo.
Las visitas:
Podemos planificarlas, pero aun así siempre se nos colarán visitas no programadas. El “profe” de turno o el cliente que pasaba por allí.
- Establezca un horario fijo para recibirlas y hágalo respetar a rajatabla.
- Indique a su asistente el tiempo que va a dedicar a la visita para que pueda rescatarlo.
- Conozca el motivo de la visita para saber si coincide con sus objetivos y la identidad de la persona que va a recibir.
Los Colaboradores:
Intente conocer de antemano el motivo del encuentro por si tiene que preparar información.
Sepa diferenciar las características de sus colaboradores. Algunos quieren consultar todo y otros lo hacen menos y sus dudas son muy razonables.
Las Reuniones:
Si se celebran muchas reuniones, éstas acaban convirtiéndose en algo más importante que los problemas que trataban de resolver.
- Cerciórese de que no existe otro modo más eficiente de conseguir el objetivo que se persigue en la reunión.
- Asegúrese de que todas las personas clave estén disponibles para asistir.
- No retenga a un profesional durante toda la reunión si su aporte se reduce a unos minutos.
La Delegación:
Quien realiza una tarea que puede delegar está perdiendo su tiempo.
- Sea claro a la hora de comunicar la tarea que se encomienda.
- Fije fechas para su cumplimiento y controle su ejecución.
- No agobie a su colaborador. Si vigila constantemente lo que hacen los demás, perderá el tiempo que pretendía recuperar.
Dueños de gimnasios me han comentado con preocupación cuántas ideas podrían implementar en su empresa para lograr mejoras en la calidad, optimizar costos o hacer crecer sus ingresos. La mayoría de ellas quedan sin concretarse. De ahí el sentimiento de frustración que muchos directivos experimentan respecto del tiempo. El desbordamiento es tal, que tienen la sensación de estar haciendo las cosas a medias, porque sus muchas obligaciones no les permiten centrarse en lo verdaderamente importante. Si usted sigue estas sugerencias comenzará a ganar la batalla contra el tiempo!
Bibliografía recomendada:
Pinedo, Alfonso. El dominio del tiempo.
Hindle Tim. La administración del tiempo. Ed. Grijalbo.
