Claves para lograr que las reuniones sean productivas. Para eso, hay que tener en cuenta la organización previa, el temario, la cantidad de participantes y respetar el horario.
¿Quién no ha perdido tiempo y sentido frustración en reuniones con escasos resultados? Si están mal desarrolladas pueden convertirse en uno de los factores más importantes en la pérdida de tiempo y dinero. Si se multiplica el valor hora de cada uno de los participantes por el tiempo dispensado a la reunión, verás que la cifra te hará pensar en cómo mejorar su eficiencia!
Deberás lograr que las reuniones sean breves y eficaces. Si se respeta el horario pactado, si los temas a tratar se eligen con cuidado y todos los participantes se sienten comprometidos con la reunión, ésta alcanzará una adecuada efectividad.
Hay tres preguntas claves antes de proponer una reunión: ¿Esta reunión es realmente útil?; ¿No se la puede reemplazar por otra cosa?; ¿Para qué se hace esta reunión? Si decides convocarla, estás son algunas de las soluciones realistas que pueden mejorar tu propio desempeño como Director:
Preparación:
La organización previa es importante. Lo mejor es que todos los integrantes estén listos antes de iniciar la reunión, para ello, hacer circular el temario bastante tiempo antes, incluida la hora de comienzo y de finalización puede dar buenos resultados que compensarán tu esfuerzo.
Temario:
Debe apuntar a ¿Qué se quiere lograr en la reunión? Un mismo tema puede derivar en reuniones de diferente tenor; por ejemplo, el tema: “Los horarios de las clases de Fitness”, puede desviarse en diferentes objetivos y, así, en distintos formatos de reunión: “informar acerca de los nuevos horarios de las clases” (el director sólo comunica), “debatir acerca de una nueva organización horaria” (plena participación), “analizar la relación entre costos y estructura horaria”, (con asesor o Contador invitado), por detallar unos casos. Como verás son propuestas muy distintas en relación a un mismo tema. Los temarios deben ser cortos, cuantos menos rubros más productiva y breve será la reunión. Borra "Otros asuntos" del temario: y desalienta a aquellos participantes que hacen exposiciones y planteos muy extensos. Cada punto debe tener un tiempo estipulado. Es necesario llevar un acta de la reunión que permite registrar y no olvidar los acuerdos, decisiones y que exista una continuidad entre una reunión y otra. Conviene leer el acta de la reunión anterior al comenzar la siguiente.
La cantidad de participantes:
La productividad es inversamente proporcional a la cantidad de asistentes. Asegúrate de que todos contribuyan, en especial los más callados. ¡Es probable que quienes hablan menos piensen más y tengan las mejores ideas! No invites a una reunión a quien no es necesario que participe, sino a quienes tienen algo que aportar o escuchar.
Respeto el horario:
La clave es comenzar y finalizar a horario todas las veces. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero es un consejo fundamental. Tal vez hagan falta varias reuniones hasta que los beneficios de esta técnica se vean en la puntualidad. La ley de disminución del retorno entra en vigencia después de alrededor de 45 minutos; cuanto más tiempo dura la reunión, menos se consigue por minuto.
Emplee reuniones cortas e informales cuando sea conveniente. Introducir 15 minutos en la agenda de unas pocas personas ocupadas lleva a una veloz transmisión de información, rápido consenso y toma de decisiones.
Durante el año, asistimos a reuniones que comprenden todos los niveles y todas las áreas del gimnasio. Al demostrar habilidades eficaces para conducir reuniones, no sólo se ahorra tiempo personal sino que también se pueden transformar muchos encuentros inútiles de dos horas de duración en efectivas reuniones de 30 minutos.
Lic. Ana Laura Castro (*) Directora de Fitmental y Escuelas N.E.F.
Especialista en Formación de formadores
Bibliografía consultada:
Richard Y. Chang. Kevin R. Kehoe. Reuniones Eficaces. Ediciones Granica.
Tim Hindle. La reunión bien llevada. Biblioteca Esencial del Ejecutivo.
Stone, Patton, Heen. Conversaciones difíciles. Grupo Editorial Norma.
