Saber delegar es esencial en el trabajo de cualquier directivo. Hacerlo con eficacia proporciona ventajas para todos y aunque jefes y empleados se benefician, ponerlo en práctica tiene sus bemoles.
El proceso de delegar es parte integral del papel del directivo y ofrece ventajas para usted, su personal y su empresa. Le presento una docena de pasos que integran un proceso que los gerentes deben seguir para poder delegar con eficacia:
1) Fijar un objetivo claro. Por ejemplo: Pedir un presupuesto que abarque los costos totales de marketing para un nuevo producto o actividad tanto para los clientes habituales como para los nuevos, incluyendo promoción y ventas para dentro de 14 días. Observe que se fijan controles para la tarea y se asigna el tiempo.
2) Seleccionar una persona para delegarle tareas, pero no elegir automáticamente al mejor empleado. Pedir voluntarios es una buena idea, y se sorprenderá al ver quiénes levantan la mano.
3) Si es necesario, capacitar a la persona elegida en la tarea a realizar. Delegar debe aumentar la confianza, por lo tanto seleccione una misión que exija pero no “quiebre” al empleado.
4) Cuando discuta el proyecto, pídales a sus empleados que le den ideas. Ellos pueden ver el problema desde una óptica diferente. Además, esto es una garantía de que el empleado ha comprendido la tarea.
5) Asigne el trabajo y explique a la persona por qué la ha elegido.
6) Proporciónele una guía. Esto no significa decirle cómo tiene que hacer el trabajo sino brindarle los hechos necesarios y sugerirle posibles enfoques.
7) Haga un "contrato de delegación". Esto determinará el nivel de libertad con que el empleado podrá moverse con recursos, la frecuencia del seguimiento que usted realizará y la forma en la que se medirá el desempeño.
8) Mantenga el control sobre todos los aspectos del proyecto.
9) Brinde un feedback, tanto positivo como negativo.
10) Evalúe el proyecto terminado e identifique cómo se ha desempeñado usted delegando tareas. Revise los errores, pueden servirle como instrumentos de aprendizaje.
Siguiendo estos pasos, los gerentes pueden delegar con eficacia todo tipo de trabajo. Pero, ¿de qué manera puede determinar usted si está delegando el tipo correcto de tarea?
Para conseguir eso es necesario que comprendamos lo que denominamos la matriz de prioridades importantes/urgentes. En esta matriz, el trabajo queda incluido en uno de los cuatro cuadrantes: el trabajo que es importante y urgente, el trabajo importante pero no urgente, el trabajo que parece urgente pero que no es tan importante. Y por último las tareas cuyo grado de importancia y urgencia es bajo.
Matriz de Prioridades
|
1 Importante y Poco Urgente
|
2 Importante y Urgente
|
|
3 Poco Importante y Poco Urgente
|
4 Poco Importante y Urgente
|
Sugiero que los directivos lleven una carpeta de delegación de tareas durante 30 días y guarden en ella, en un registro separado, la información que corresponda a cada una de las personas a las que se les han delegado funciones. En el transcurso de estos 30 días, cada vez que usted delegue tareas a una persona, tome el registro de ese empleado, anote la tarea delegada y asígnele un número tomando como base el nivel de prioridad. En otras palabras, decida en qué cuadrante incluir el trabajo. Al finalizar los 30 días, cuente cuántos cuadrantes uno, dos, tres y cuatro ha delegado. Muchas veces las personas se sorprenden porque piensan que están delegando tareas significativas, importantes, que representan un verdadero desafío hasta que descubren que sólo están delegando trabajos poco importantes. Desgraciadamente, si usted no está delegando trabajos significativos, es muy probable que no haya crecimiento del personal y que, en consecuencia, se pierda la motivación.
Delegar con eficacia va más allá de aprender qué, cómo y por qué delegar. La gente no aceptará que usted le delegue una tarea a menos que confíen en usted, y no podrá construir esa confianza a menos que usted sea digno de ella. Si no ha cumplido con sus empleados, o los ha traicionado, o no se ha puesto “de su lado” en el pasado, cuando les delegue una tarea es muy probable que la terminen porque le tienen miedo a usted o a lo que usted puede hacer, pero durante el proceso, y muy sutilmente, encontrarán formas de sabotearlo.
Para ir construyendo una relación de confianza con sus subordinados, un gerente debe saber escuchar. En realidad, es muy simple, pero con frecuencia no nos escuchamos. Luego, prestar atención a las pequeñas cosas de esa relación e impedir que las dificultades menores se conviertan en grandes. Después, hay que estar dispuesto a comprometerse y a trabajar sin descanso para cumplir con esos compromisos. Haga pocas promesas y cumpla su palabra a cualquier precio, porque en una relación laboral es mucho lo que está en juego. Finalmente, discúlpese cuando comete errores.
Ahora que ha aprendido a delegar, ¡no lo haga sin límite! Existen tres responsabilidades claves que los directivos nunca deben delegar:
- No delegue la responsabilidad de evaluar a una persona y hasta de despedirla, por más tentador que resulte.
- No deje de establecer las “estrategias” de su empresa, objetivos y medios para alcanzarlos.
- Nunca delegue aspectos que sean políticamente importantes. Por ejemplo conservar relaciones con clientes clave que dependen de aptitudes personales y sociales.
Por fin, las tareas que no puede delegar tienen unos aspectos en común: cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa y el equipo que usted dirige. De acuerdo a mi experiencia, lo típico es que un directivo esté inmerso en los detalles operativos como reunir y dar información y sólo dedica el 20% de su tiempo de la semana laboral a la reflexión de alto nivel. La delegación y el uso eficaz de la informática podrían triplicar el tiempo disponible para pensar y dedicarle alrededor del 60 % de la semana laboral.
Bibliografía recomendada:
Figueiredo, Rubén. Dirigiendo personas. Editorial Temas. 2004
Probst, Gilbert. Administre el conocimiento. Los pilares para el éxito. Prentice Hall. 2003
Heller, Robert. Saber Delegar. Biblioteca Esencial del Ejecutivo.Ed. Grijalbo 2002
Dick Lohr. How to Delegate Work and Ensure it's Done Right. Career Track Publications, Boulder, Colorado.
