Un proyecto deportivo se caracteriza por ser una secuencia de tareas interrelacionadas entre sí, con un inicio y un final, que pretende conseguir objetivos: la instalación de un sistema de control de accesos al centro, la construcción de una zona de aguas, la implementación de un servicio de entrenamiento personal, etc. Las fases de cada proyecto variarán en función de la naturaleza del mismo, no obstante, existe un grupo de procesos comunes a todos los proyectos, el llamado Grupo de Procesos en la Dirección de Proyectos. Cada grupo se compone de un conjunto de procesos, como muestra el esquema que se presenta a continuación. La persona encargada de llevar a término el proyecto, el director/a del proyecto, tendrá que valorar cuáles son los procesos necesarios a aplicar en su proyecto.
Cuadro I. Grupo de procesos
1. Iniciación
El grupo de procesos de iniciación se compone de procesos que facilitan la autorización formal para iniciar un proyecto. La misma se consigue por medio de la redacción del Acta de Constitución del Proyecto en la que el patrocinador/a del proyecto –persona o institución que aporta el capital− autoriza al director/a del proyecto.
Juan, director técnico de uno de los centros con más prestigio de la ciudad, quiere llevar a cabo un proyecto para renovar toda la maquinaria de la sala de fitness e implementar un sistema de máquinas con llave-código. El patrocinador del proyecto y los accionistas del centro deportivo, lo autorizan para hacerlo mediante el Acta de Constitución. A partir de aquí, Juan redacta a grosso modo el alcance que tendrá el proyecto: contratación del proveedor de la maquinaria, quitar la antigua maquinaria, instalación de la nueva, formación de técnicos de sala de fitness, formación de clientes del centro, etc.
2. Planificación
Un proyecto que no ha estado bien planificado está condenado al fracaso. Una correcta planificación no garantizará el éxito del proyecto puesto que son muchos los elementos que entran en juego, pero sí facilitará el logro del mismo.
El grupo de procesos de planificación cuenta con la redacción de un Plan de Gestión del proyecto que se compone de diferentes planes subsidiarios a implementar durante la ejecución. Se describe en detalle el alcance del proyecto y cuáles son las tareas que se desprenden de éste. Esto es lo que se llama la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).
Una vez autorizado como director del proyecto, Juan empieza a definir y planificar el proyecto. Concreta con un mayor detalle el alcance de éste y redacta todas las tareas a realizar. El Plan de Gestión del proyecto se compone de diferentes planes como los recursos humanos, compras, calidad, gestión de riesgos, presupuesto, calendario, etc. Todos los elementos de la planificación interactúan entre ellos. Por este motivo, a medida que avanza, Juan ha de ir incorporando los cambios hasta tener el documento definitivo. Para ciertos aspectos técnicos que escapan a su conocimiento, Juan cuenta con el asesoramiento de compañeros/as del centro y personal externo como el de la empresa proveedora de maquinaria.
3. Ejecución
Durante esta fase se implementa el Plan de Gestión del proyecto para conseguir los requisitos de éste. Este grupo de procesos implica coordinar personas y recursos, así como la realización de las tareas definidas en la EDT. No es extraño que durante la ejecución se tengan que introducir cambios que hagan necesaria una replanificación.
Se inicia la ejecución del proyecto para el cambio de maquinaria de la sala de fitness de acuerdo con el Plan de Gestión definido en la fase de planificación. Se hace el despliegue de los diferentes subplanes y todo marcha según lo planificado.
4. Seguimiento y control
Los procesos de seguimiento y control miden y supervisan regularmente el avance del proyecto con el objetivo de identificar las variaciones que se pudieran dar respecto del Plan de Gestión. En caso de darse estas variaciones, se aplicarían medidas correctivas para garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Con carácter semanal, Juan aplica unas métricas para garantizar que el proyecto va según la previsión, tanto en lo que se refiere a tiempo como a coste. Durante la fase de instalación de la nueva maquinaria se tuvo que realizar un cambio porque la sala de fitness no contaba con el trazado eléctrico necesario para la instalación de las máquinas. Este cambio se incorporó sin ningún problema siguiendo el protocolo de gestión de los cambios de acuerdo al Plan de Gestión.
"Se alcanza el éxito convirtiendo cada paso en una meta y cada meta en un paso" C. C. Cortéz.
Cuadro II. Los 3 documentos principales del proyecto
5. Cierre
El grupo de procesos de cierre del proyecto tiene como objetivo finalizarlo formalmente. Un paso previo es verificar que se hayan completado las diferentes fases y cerrar todos los temas relacionados con contrataciones. Una buena práctica es documentar todos los procesos aplicados al proyecto para que puedan servir para proyectos similares y redactar lo que se llama lecciones aprendidas donde se describe qué es lo que se ha hecho bien y lo que se ha hecho mal. Todo esto ayudará a crear el “know-how” de la organización. Otro aspecto importante es informar a todas las personas interesadas en el proyecto que el mismo ha finalizado con éxito y dar las gracias al equipo de trabajo.
Una vez finalizada la ejecución del proyecto, Juan documenta toda la información generada por el proyecto. Ésta le servirá a un centro de la misma cadena instalado en otra gran capital donde también se quiere implementar un sistema de máquinas de fitness con llave-código. Para agradecer a las personas que han colaborado, Juan envía un mail a todos los participantes. También hace un mailing a los clientes del centro explicando que ya pueden hacer uso de la nueva sala de fitness.
Los tres documentos principales del proyecto
Los tres documentos principales en un proyecto son: 1) Acta de Constitución donde se autoriza formalmente el proyecto, 2) el anunciado del Alcance donde se establecen las tareas a realizar y los productos finales a entregar y 3) el Plan de Gestión que establece como se hará el trabajo.
La mejora continua del proyecto
Para la mejora continua de un proyecto deportivo se propone una adaptación del Ciclo de Deming PDCA (Plan-Do-Check-Act) a los grupos de procesos de la dirección de proyectos:
Plan = planificar Do = ejecutar el plan Check = verificar si los resultados concuerdan con lo planteado Act = actuar en caso de detección de problemas, mantener y mejorar.
Cuadro III. Adaptación del Ciclo de Deming
En este artículo hemos podido ver cuáles son los grupos de procesos para la dirección de un proyecto deportivo. Aplicar esta metodología nos ayudará a alcanzar el éxito.
Adaptación de un fragmento del libro
