Llamadas telefónicas, largas reuniones, imprevistos, hacen que las horas de trabajo no siempre sean productivas. Se pierde tiempo, y lo peor es que cuando se acaba la jornada hay una sensación de insatisfacción. ¿Cómo evitarlo?
Hay una verdad: mucha actividad no es sinónimo de Resultados. Reflexionar acerca de nosot
ros mismos y de nuest
ro trabajo es una de las reglas de o
ro para saber organizar el tiempo.
La clave está en
la perspectiva. La visión del p
roblema cambia considerablemente si lo observamos desde una cierta distancia, que si estamos inmersos en él
. Debemos aprender a relativizar
. Es el mejor camino para alcanzar la visión global que necesitamos a la hora de encontrar la objetividad que requiere cualquier planificación. Sólo así es posible establecer prioridades en la actividad diaria
. Es frecuente que sumergidos en el agobio total nos preocupemos más de lo urgente que de lo importante
. Conviene ayudarse fijando estrategias y objetivos a largo plazo que marquen el camino del que no conviene desviarse
. Se trata de ahorrar tiempo y, por lo tanto, dine
ro
. De lo contrario, sucede que se comienzan mil cosas antes de terminar otras.
Determinemos las prioridades diarias
Esto sería más fácil si, una vez establecida la planificación que ahora observaremos, pudiéramos cumplir nuestros objetivos de una manera sistemática y serena. Necesitamos un medio para determinar qué tareas cobrarán prioridad sobre qué otras. Una manera simple de entender esto es definir cada demanda en términos de tiempo, determinar si cada una de ellas se ha generado sola o si proviene de otra demanda, y clasificarla según su importancia y urgencia.
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A
Importante y Urgente
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B
Importante, no Urgente
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C
Urgente, no Importante
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D
No Importante ni Urgente
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Figura 1.1 Determinar prioridades
Las tareas pueden insertarse en cualquiera de lo cuatro sectores de la figura 1.1
Sector A: tareas importantes y urgentes
Los asuntos que son a la vez importantes y urgentes son aquellos que requieren su inmediata atención. Son los primeros de los que debe hacerse carguen su programación de actividades. De todos modos, vale la pena preguntarse si una mejor planificación podría haberlos dotados de una menor urgencia.
Sector B: tareas importantes pero no urgentes
Son asuntos que no deben ser ignorados. A menudo están relacionados con los objetivos a largo plazo, y usted deberá asegurarse de que dispondrá del tiempo suficiente para ir realizándolos. Tratar dichos asuntos forma parte de la letra grande. La mayor fuente de prioridades que entran en conflicto se halla entre esta categoría y los asuntos de la categoría C. Si no les presta la atención adecuada, cuando un plazo se acerca amenazadoramente las tareas de la categoría B pueden ascender rápidamente a la categoría A. Organice su tiempo de amera efectiva para reducir esta posibilidad, e intente asegurarse de que dispone de tanto tiempo como le sea posible para las tareas de la categoría B.
Sector C: tareas urgentes pero no importantes
No importa que las tareas de esta categoría desvíen su atención de las del grupo B. El hecho de que sean urgentes no las hace más importantes. Pregúntese por qué son urgentes. A menudo, se encontrará con que les han colgado la etiqueta de urgente para justificar su existencia o cubrir su falta de eficiencia. Se trata de tareas que puede delegar a otras personas. Obviamente, la decisión que tome de dichas tareas deberá basarse en la política de la empresa. Si su superior es quien ha solicitado el cumplimiento de una tarea y la contempla como importante y urgente, será necesario que usted modifique su valoración.
Sector D: tareas no importantes ni urgentes
No pierda el tiempo en este tipo de tareas. Frecuentemente, las tareas pertenecientes a este grupo son generadas por uno mismo, excusas para no llevar a cabo otras tareas que son más importantes que se observan con cierto grado de recelo.
Sigamos la Norma 80:20
La norma 80:20 fue originada por un economista italiano, Wilfredo Pareto, hacia el año 1900. Descubrió un fenómeno consistente en que un 20% de la población de un país controlaba alrededor de un 80% de la riqueza de dicho país. El principio 80:20 se ha expandido e incluye varios aspecto de los negocios, y se ha aplicado a diversos elementos de la administración de empresas (“Un 80% de los resultados proviene de un 20% de los esfuerzos”). La exactitud de esta relación no está claramente definida, pero el hecho importante es que conseguirá obtener resultados sensacionales si concreta sus esfuerzos en las pocas acciones importantes antes que en la mayoría, la cual resulta trivial.
Bibliografía recomendada para su lectura:
Pinedo, Alfonso. El dominio del tiempo.
Hindle Tim. La administración del tiempo. Ed. Grijalbo.
John Caunt. Aprenda a organizarse. The Sunday Times.Nuevos Emprendedores.
