El psicólogo norteamericano Daniel Goleman concluyó a partir de diversos estudios, que el 80% de la comunicación es no verbal. La visión juega un papel muy importante, pues muchas veces podemos extraer más información de una imagen que de un texto, de aquí el dicho “una imagen vale más que mil palabras”.
La planificación de un proyecto conlleva la integración y gestión de mucha información (duración, recursos, tareas, etc.) y de fuentes diferentes que nos puede dificultar el visualizarlo en nuestra mente. En el presente artículo de Itik genera queremos mostraros una serie de métodos que facilitan la planificación del proyecto (y en ocasiones también su seguimiento) y que nos ayudan a visionar su duración mediante un gráfico.
Dibujando la duración del proyecto a partir del Gantt
El diagrama de Gantt, también conocido como “gráfico de barras” fue concebido por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt en respuesta a la necesidad de la programación de actividades a hacer –tareas−. Gracias a esta técnica podemos visualizar la duración de las actividades dentro de un calendario, teniendo en cuenta la fecha de inicio y finalización. Hace falta tener presente que cualquier actividad requiere de un cierto tiempo para llevarse a cabo; por ejemplo administrar un cuestionario de satisfacción a las personas usuarias de la instalación puede tener una duración de 3 días. Cuando una actividad no tiene duración, por ejemplo librar los resultados de la encuesta de satisfacción a la dirección, estaremos hablando de metas.
El gráfico de Gantt se construye a partir de un eje de coordenadas. En la parte banda izquierda, en sentido vertical, se enumeran las actividades a realizar. A veces, éstas se pueden acompañar de sus datos más característicos, como la fecha de inicio o de finalización, duración, recursos, etc. La longitud de la barra siempre será proporcional a la duración de la tarea. En función del alcance del proyecto y del grado de especificidad de éste se establecerán diferentes niveles de tareas.
El Gantt es una herramienta de fácil creación y utilización para planificar y definir un proyecto, pero únicamente desde la perspectiva temporal: presentación del Plan del proyecto, determinación de la duración mínima del proyecto, etc.
Hace falta tener en cuenta que los proyectos se nutren también de otros “ingredientes” como pueden ser los recursos humanos o materiales, el presupuesto, etc. Por lo tanto, para proyectos con cierto grado de complejidad, será recomendable complementar el diagrama Gantt con otros instrumentos o mediante el soporte de un software informático especializado en la gestión de proyectos.
En busca del camino crítico: el método CPM
El CPM proviene de las siglas del inglés Critical Path Method (método del camino crítico). El camino crítico es la secuencia de actividades dependientes entre ellas de mayor duración, es decir, cualquier atraso en una de estas actividades conllevará el retraso de todo el proyecto. Por este motivo, es muy importante identificarlo. Al ser el proyecto un elemento vivo, se puede dar el caso de que el camino crítico varíe en el transcurso. Para encontrar el camino crítico tenemos que dibujar un diagrama de red en el cual:
- Cada acontecimiento se representa con un nodo (círculo o cuadrado) y representa un instante específico en el tiempo y, por lo tanto, no consume tiempo. Un acontecimiento puede ser el inicio o el fin de una tarea, un punto en el tiempo que puede ser identificado claramente. Entre dos acontecimientos únicamente puede haber una actividad.
- Cada actividad o tarea se representa con una flecha. Una actividad es el trabajo necesario para conseguir un acontecimiento y no puede iniciarse antes de que todas las actividades precedentes hayan finalizado. Por lo tanto, un diagrama en red es un gráfico formado por un número de acontecimientos (nodos) ligados entre sí por una serie de actividades (flechas).
El diagrama en red se inicia con un único acontecimiento inicial que se ramifica en diversos caminos, concluyendo con un final que marca el fin del proyecto. El camino crítico de nuestro proyecto lo encontraremos a partir de las actividades que no tienen margen. Una manera fácil de calcularlo es sumando la duración de todos los caminos del proyecto y el que tenga una duración igual a la del proyecto será el camino crítico.
Figura II. Cálculo camino crítico mediante los diferentes caminos
"La única diferencia entre un sueño y un objetivo es una fecha" Edmundo Hoffens.
En función de la complejidad de un proyecto, en ocasiones será necesario añadir actividades ficticias al diagrama de red. Estas actividades, como su nombre indica, son actividades supuestas que se añaden al diagrama con el objetivo de conservar las relaciones adecuadas de antecedencia y procedencia de la red. Las actividades ficticias no tienen duración. Para diferenciarlas de las tareas reales la flecha se puede dibujar con otro color o bien con una línea discontinua.
El PERT, una técnica probabilística
El diagrama PERT (de las siglas en inglés Program Evaluation and Review Technique) es una técnica que sirve para planificar y controlar el proyecto.
El PERT guarda grandes similitudes con la técnica CPM, pero a diferencia de ésta es una técnica probabilística que hace servir la probabilidad mediante tres tipos de duración para cada actividad:
o Optimista (to) Tiempo necesario para hacer la actividad si no se da ningún imprevisto.
o Más Probable (tm) Tiempo más probable para realizar la actividad.
Teniendo en cuenta que Murphy siempre está presente, hará falta considerar que pueden aparecer imprevistos durante el transcurso del proyecto.
o Pesimista (tp) Tiempo necesario para hacer la actividad en caso de que aparecieran imprevistos inusuales.
Por ejemplo, la tarea de instalación de la maquinaria de Pilates puede tener una duración probable de 4 días, una optimista, de 2 días y una pesimista, de 6 días. El tiempo optimista y pesimista proporcionan una medida de la incertidumbre inherente a cualquier actividad, por ejemplo podría ser que durante el transporte una de las máquinas sufriera un golpe y se tuviera que reemplazar por otra ocasionando un retraso de la tarea de 2 días.
Si queremos hacer una estimación de los tres tipos de duración más esmerada tendremos que sacar la media ponderada de las tres duraciones (tE): optimista, más probable y pesimista a partir de la siguiente fórmula:
En el caso del PERT, cuando hacemos el diagrama de red, anotamos la información en los nodos, incluyendo el concepto de Margen Total (MTij), que es el margen de tiempo que se puede retrasar la actividad sin afectar al proyecto, si comienza tal y como está previsto y ninguna otra actividad se retrasa. Éste se calcula a partir de la diferencia entre el tiempo optimista y el tiempo pesimista (TMij=to-tp). El Margen Total de la actividad es el elemento que nos proporciona la información para conocer el camino crítico del proyecto. Una actividad es crítica cuando no existe margen, es decir, MT=0. Por lo tanto, si una actividad se retrasa el mismo tiempo que el margen del cual dispone, se considera una actividad crítica para la cual se tendrá que velar para que se lleve a cabo en el tiempo establecido.
Soporte informático para dibujar proyectos
Para dibujar un diagrama de barras o de red solo nos hace falta un lápiz y un papel. No obstante, actualmente existen diversas herramientas informáticas que nos pueden facilitar mucho la tarea. La siguiente tabla pretende ser una recolecta de las más importantes, diferenciando entre las que son de pago y las gratuitas).
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Pago
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Gratuito
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Microsoft Project
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OpenProj
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Oracle Primavera
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Open Workbnech
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RF Flowchart Software
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Gantt Project
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Intellisys Project Desktop
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Kplato
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Easy Gantt Chart Software
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Dolphinity Planner
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Ser director/a de proyectos no es una tarea fácil, y cualquier instrumento o método que pueda ayudar a conseguir el éxito del proyecto es bienvenido. Con este objetivo hemos presentado este artículo, para que puedan elegir el método que más se adapte a los requisitos de sus proyectos. Si nuestro proyecto consiste en la construcción de un nuevo centro deportivo donde trabajamos, seguramente requeriremos de la realización de un Gantt y un PERT, y además el soporte de un software informático. En cambio, si nuestro proyecto es la aplicación de una encuesta de satisfacción a los clientes/as del centro deportivo donde todas las actividades son secuenciales, un Gantt será suficiente para tener una visión general del proyecto.
