Cómo hacer para que los encuentros no se conviertan en una pérdida de tiempo

Preparación:

La organización previa es importante. Lo mejor es que todos los integrantes estén listos antes de iniciar la reunión, para ello, hacer circular el temario bastante tiempo antes, incluida la hora de comienzo y de finalización puede dar buenos resultados que compensarán tu esfuerzo.

Temario:

Debe apuntar a ¿Qué se quiere lograr en la reunión? Un mismo tema puede derivar en reuniones de diferente tenor; por ejemplo, el tema: “Los horarios de las clases de Fitness”, puede desviarse en diferentes objetivos y, así, en distintos formatos de reunión: “informar acerca de los nuevos horarios de las clases” (el director sólo comunica), “debatir acerca de una nueva organización horaria” (plena participación), “analizar la relación entre costos y estructura horaria”, (con asesor o Contador invitado), por detallar unos casos. Como verás son propuestas muy distintas en relación a un mismo tema. Los temarios deben ser cortos, cuantos menos rubros más productiva y breve será la reunión. Borra "Otros asuntos" del temario: y desalienta a aquellos participantes que hacen exposiciones y planteos muy extensos. Cada punto debe tener un tiempo estipulado. Es necesario llevar un acta de la reunión que permite registrar y no olvidar los acuerdos, decisiones y que exista una continuidad entre una reunión y otra. Conviene leer el acta de la reunión anterior al comenzar la siguiente.

La cantidad de participantes:

La productividad es inversamente proporcional a la cantidad de asistentes. Asegúrate de que todos contribuyan, en especial los más callados. ¡Es probable que quienes hablan menos piensen más y tengan las mejores ideas! No invites a una reunión a quien no es necesario que participe, sino a quienes tienen algo que aportar o escuchar.

Respeto el horario:

La clave es comenzar y finalizar a horario todas las veces. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero es un consejo fundamental. Tal vez hagan falta varias reuniones hasta que los beneficios de esta técnica se vean en la puntualidad. La ley de disminución del retorno entra en vigencia después de alrededor de 45 minutos; cuanto más tiempo dura la reunión, menos se consigue por minuto.

Bibliografía consultada: